ไม่มีประสิทธิภาพและยุ่งยากสำหรับข้อกำหนดการทำเครื่องหมายเอกสารในปัจจุบัน ตราประทับคู่มือแบบโบราณจำกัดเฉพาะสิ่งที่คุณมีเท่านั้น สำหรับการทำเครื่องหมายกำหนดเอง ใด ๆ ตรายางหมึกในตัวโดยปกติจะต้องมีการสั่งซื้อพิเศษเนื่องจาก “ตราประทับยาง” ไม่ไดนามิกเพื่อตอบสนองความต้องการการทำเครื่องหมายเฉพาะของคุณโดยทั่วไปจะใช้ในระยะขอบของเอกสาร หากไม่เป็นเช่นนั้น ตรายางหมึกในตัวพวกเขาจะลบล้างข้อความหรือเนื้อหาของเอกสาร ในพื้นที่ที่ใช้ ข้อกำหนดการใช้ในระยะขอบนี้ทำให้เอกสารมีความอ่อนไหวต่อการเปลี่ยนแปลงได้ง่าย เนื่องจากสามารถปิดกั้น “ตราประทับที่ขอบ” ได้อย่างง่ายดายและ “ต้นฉบับ” ตรายางหมึกในตัวที่ไม่มีการป้องกันซึ่งผลิตขึ้นบนเครื่องถ่ายเอกสารคุณภาพสูงในปัจจุบันโดยไม่มีร่องรอยของตราประทับแสตมป์ต้องสมัครด้วยตนเอง จากนั้นจึงเข้าสู่กระบวนการทำเครื่องหมายแสตมป์ยางที่ไม่สะดวก หากเอกสารมีหลายหน้า โดยปกติแล้วจะส่งผลให้หน้าแรกของเอกสารถูกประทับตราเท่านั้น ซึ่งจะทำให้หน้าที่เหลือของเอกสารไม่ถูกทำเครื่องหมาย ในแง่นี้ ตรายางหมึกในตัวการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีไม่เพียงเท่านั้น แต่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการทำเครื่องหมายเอกสารตรายางหมึกในตัวด้วยตราประทับที่ขอบไม่สามารถหยุดการใช้เอกสารในลักษณะที่ไม่ได้ตั้งใจ นี่เป็นตัวอย่างคลาสสิกของการที่ COPY กลายเป็นและต้นฉบับการใช้งานทำให้เสียเวลาและลดผลิตภาพของผู้ปฏิบัติงาน เมื่อต้องเผยแพร่เอกสารเดียวกันหลายชุดไปยังผู้รับที่แตกต่างกัน เช่น การตลาด ลูกค้า ไฟล์ ฯลฯ การดำเนินการนี้กำหนดให้พนักงานต้องประทับตราที่เหมาะสมกับสำเนาเอกสารแต่ละฉบับด้วยตนเอง ในกรณีของสำเนาจำนวนมาก ตรายางหมึกในตัวโดยปกติแล้วจะส่งผลให้มีการพิมพ์ครั้งแรก จากนั้นจึงเดินทางไปที่เครื่องถ่ายเอกสารเพื่อทำสำเนาอื่นๆ จากนั้นจึงเข้าสู่กระบวนการทำเครื่องหมายแสตมป์ยางที่ไม่สะดวกสำหรับการทำเครื่องหมายหน้าที่เลือกของเอกสารที่มีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ตรายางหมึกในตัวหากผู้ใช้มีเอกสาร 15 หน้าและมีการแก้ไขหน้า 3, 7 และ 13 เธอต้องยกนิ้วให้เอกสารเพื่อใช้ตราประทับที่เหมาะสมกับหน้าที่แก้ไข การทำเครื่องหมายเอกสารถึงระดับการรายงานกองกำลังเฉพาะกิจ แต่ละหน้าด้วยตนเอง อีกครั้ง กระบวนการแบบแมนนวลนี้ทำให้เอกสารมีการทำเครื่องหมายที่ไม่เหมาะสมและเป็นไปได้ที่ไม่เหมาะสมซึ่งจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนหน้าที่เพิ่มขึ้มีราคาแพง ตรายางหมึกในตัวที่มีขนาด 11/16″ x 2 ½” เท่านั้น ราคา $29.95; แสตมป์แบบหมึกในตัว 1½ “x 2½” ราคา 37.95 เหรียญ ตรายางหมึกในตัวและนั่นคือสำหรับแต่ละคนที่ทำงานเอกสารใด ๆ ! นอกจากนี้ แสตมป์เหล่านี้ยังมีเฉพาะสี ขนาด และแบบอักษรที่จำเป็นในตอนแรกเท่านั้น สิ่งต่าง ๆ เปลี่ยนไปการทำเครื่องหมายเอกสารถึงระดับการรายงานกองกำลังเฉพาะกิจของประธานาธิบดีแล้ว แม้ว่าโซลูชันบางอย่างที่จำเป็นสำหรับเอกสารของรัฐบาลจะใช้ไม่ได้กับกระดาษรายวันและเวิร์กโฟลว์ที่ใช้ PDF ของภาคเอกชน ตรายางหมึกในตัว เติมหมึกแต่ทางเลือกที่ชัดเจนสำหรับตรายางก็คือระบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้โปรแกรมประมวลผลคำและเครื่องพิมพ์ของคุณทำงานการทำเครื่องหมายเอกสารให้กับคุณได้ มีวิธีแก้ปัญหาที่เรียกว่า StampIt ซึ่งเป็นส่วนเสริม